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RFID防拆檔案盒與智能檔案系統(tǒng)的完美結合

應用產(chǎn)品

該系列產(chǎn)品是將超高頻易碎防轉移電子標簽和智能檔案盒相結合，主要用于檔案的規(guī)范管理。當檔案盒被強制撕毀時，同時標簽會被撕壞。公司推出的超高頻易碎防轉移電子標簽，采用精密鋁蝕刻結合印刷銀漿的工藝技術，配制特殊的耐高溫防轉移黏膠。實現(xiàn)“加溫防轉移，一撕即壞”的特性，真正做到了RFID防偽溯源的唯一特性。

應用介紹

企事業(yè)單位的重要資料如文檔、資料、圖片等重要信息資源，有著極其重要的商業(yè)價值，或社會價值。因此，做好這些檔案的管理，尤其重要。隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術手段存在的問題也日益明顯。

檔案管理現(xiàn)狀分析

長期以來，人們對有形文檔資料的管理和監(jiān)督一直采取傳統(tǒng)的人工方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低、保密性不高、管理工作繁瑣低效，存在不少的問題。

編目繁瑣，整理費時

手工編目、整理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。導致較多檔案入館后被長期堆放得不到及時整理歸檔。

存放次序易打亂

由于人工操作的隨意性，以及一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

檔案核查、查閱耗時長

根據(jù)編目信息查找檔案，一旦該檔案沒有按規(guī)定放置，查找起來將如同大海撈針。

檔案盤點效率低、不科學

由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。而盤點時只清點檔案盒的做法，也極為不科學。

對失效檔案管理滯后

很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案。

如何解決檔案管理中的這些問題？

鑒于目前檔案管理存在的這種現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要，檔案管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統(tǒng)解決方案。在這種背景下基于射頻識別技術(簡稱RFID技術)的檔案管理系統(tǒng)便應運而生。

通過RFID技術，對涉密檔案進行不間斷監(jiān)視，隨時了解其狀態(tài)和行蹤，并可以進行相應管理和控制，有效避免傳統(tǒng)管理手段存在的漏洞。

其工作原理是：在每份需要被管控的檔案盒或密品上粘貼一個RFID電子標簽，通過信息管理系統(tǒng)的軟件，將標簽內所存儲的信息與檔案或密品的名稱、類別、密級、歸屬檔案室等信息相綁定，綁定完將檔案放入檔案柜里。

開鎖要取出檔案時，同時需要經(jīng)過指紋和數(shù)字密碼雙重認證，信息完全匹配后檔案柜方可打開；查看或取出檔案關閉柜門后，安裝在柜體底部的RFID讀寫器通過柜內每層隔板內的RFID天線進行讀取和盤點，從而獲取整個檔案柜內所有檔案的信息，其結果可在柜體上觸摸屏顯示，也可以上傳到后臺數(shù)據(jù)庫，達到管控柜內所有檔案的目的。所有的這些操作都會以日志的形式存入數(shù)據(jù)庫，方便檔案查找。其工作流程圖如圖示：

系統(tǒng)構架

智能檔案管控系統(tǒng)主要由檔案柜、傳輸系統(tǒng)和管控平臺組成。

檔案柜 ：集成了指紋信號、觸摸信號、RFID讀寫信號、網(wǎng)絡信號、聲音報警信號。可視化圖形界面設計，便于管理人員操作使用。

傳輸系統(tǒng)：網(wǎng)絡交換機，連接檔案柜和管控平臺，可同時將開門、關門、檔案存取、報警等業(yè)務同時傳輸，實現(xiàn)快速互通。

管控平臺：強大的智能檔案管控軟件，可以將所有的操作信息、報警信息進行存儲記錄，同時也可以實現(xiàn)密品密件的借閱情況進行統(tǒng)計分析，方便管理。

智能檔案管控系統(tǒng)組網(wǎng)連接簡圖如下：

系統(tǒng)主要功能

1、雙重加密：柜門的開啟采用指紋識別與數(shù)字密碼雙重認證方式進行權限控制，只有當指紋與密碼均驗證正確時才可開啟柜門。

2、智能盤點：單擊觸摸屏界面的“盤點”按鈕，等待幾十秒后柜體內的所有檔案名稱將在屏上進行顯示且有檔案總數(shù)量統(tǒng)計。

3、智能報警：

➣ 欲開啟檔案柜時，假如指紋不正確或是指紋密碼不匹配，檔案柜本身會發(fā)出報警聲，并在管控平臺上提示并留存記錄。

➣ 當柜門開啟時間超過規(guī)定時間，柜體本身會發(fā)出報警聲，管控平臺也會有報警提示并以日志的形式存儲。

➣ 檔案資料或密品被借閱后，未按時歸還，會有報警提示并留存記錄。

4、狀態(tài)顯示：啟動智能檔案管控系統(tǒng)軟件后，所有在管的檔案柜會在界面上顯示，在其下方的日志中會顯示各個檔案柜的工作狀態(tài)，所有的在管檔案柜配置信息可以通過“參數(shù)配置”功能進行修改。

5、權限管理：進入智能檔案管控系統(tǒng)，管理員解鎖后，單擊“注冊管理”，進入相關界面，可以有選擇的配置人員操作軟件的功能權限。

6、業(yè)務設置：應用設置功能包括三部分，分別是設置關門提示報警時間、設置早晚盤點時間、應急開鎖以及主動盤點�！瓣P門提示延時”即關門超時的時間上限；“上午盤點時間”和“下午盤點時間”是指設置上午和下午自動盤點的時間。

7、日志管理：通過智能檔案管控系統(tǒng)軟件主界面的“日志管理”按鈕，可以方便的查詢系統(tǒng)操作日志，如可以按照時間，操作類型等信息進行篩查，針對檔案資料或密品密件進行篩查，以及密品密件的借閱數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

系統(tǒng)優(yōu)勢

1、自主研發(fā)RFID天線，專用天線設計

采用自主研制的RFID讀寫器天線，專為此種柜體內的使用環(huán)境設計，可完整覆蓋密品柜內單層空間，結合各類密品的擺放形式，在柜內具有極好的讀取效果。

2、嵌入式設計，更穩(wěn)定，更小巧

采用工業(yè)級硬件設計，基于ARM嵌入式主控板，更為小巧，功耗更低，不再需散熱風扇，減少整機噪聲，凈化哨位環(huán)境，運行更加穩(wěn)定可靠；程序可通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程更新，可維護性高。

3、系統(tǒng)網(wǎng)絡化，更具擴展性

➣ 智能檔案管控系統(tǒng)基于網(wǎng)絡化的技術架構

➣ 強大的檔案管控軟件，節(jié)省人力，信息化程度高

➣ 可方便快速地增加新功能，滿足用戶的個性化需求，系統(tǒng)擴展性、靈活性更強。

將RFID技術應用于檔案管理的優(yōu)勢

1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。無需打開檔案盒或檔案袋，只需將粘有RFID標簽的檔案盒或檔案袋靠近讀寫器，便可以采集到檔案具體名目、類別、歸屬檔案室等重要信息。

2、快速掃描，一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以快速同時讀取多個RFID電子標上相關數(shù)據(jù)信息。

3、RFID電子標簽信息容量大，使用壽命長。

4、RFID電子標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，不易被偽造和篡改。

5、標簽往體積小型化、形狀多樣化發(fā)展，可以應用于不同檔案。

6、RFID讀寫器能穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質進行通訊讀取標簽信息。